Sitzungen vorbereiten, durchführen und stetig verbessern

Damit bisherige und neue Mitglieder die Geschäftsordnung auf Augenhöhe beschließen, sollte dies erst in der zweiten oder dritten Sitzung endgültig geschehen. Die einzelnen Regelungen können in einem Dreischritt durchgegangen und (neu) verabredet werden:

Informationen: Bisher haben wir es so gemacht.
Überlegung: Was hat sich bewährt, was nicht? Welche Veränderungen müssen vorgenommen werden, welche werden gewünscht?
Verabredungen: So wollen wir es künftig machen.

Damit Kirchengemeinderatssitzungen nicht zu lang, zu mühsam in ihren Entscheidungsfindungen, oder mit schwerfälligen Diskursen und zu viel Verwaltungsaufgaben belastet werden, bei denen die inhaltliche Gestaltung des Gemeindelebens zu kurz kommt, ist es sinnvoll, sich Folgendes zu vergegenwärtigen:

• Die Mitglieder wünschen sich eine effektive Arbeitsweise, um in angemessener Zeit und angenehmer Atmosphäre Themen sachgerecht und ziel-, bzw. lösungsorientiert zu bearbeiten.
• Dafür bringen sie ihre Bereitschaft zur Mitarbeit und ihre Kompetenzen ein.
• Die Themen sollen erkennbar wichtig sein für die Gestaltung der Gemeinde und die Bearbeitung durch das ganze Gremium.

Um sich solch einer Arbeitsweise anzunähern, haben sich einige Arbeitsformen bewährt.

Die Tagesordnung ist die zentrale Arbeitsgrundlage für einen erfolgreichen Sitzungsverlauf, gibt sie doch die inhaltliche und zeitliche Struktur vor und ermöglicht die Vorbereitung aller Beteiligten. Da der Kirchengemeinderat die Gemeinde leitet, entscheidet er, welche Themen in der Sitzung auf die Tagesordnung kommen und welche auf anderem Wege bearbeitet werden. Um zu entscheiden, in welcher die Reihenfolge die Tagesordnungspunkte stehen sollen, ist folgendes Schema hilfreich. So kann man prüfen, wie wichtig und wie dringend ein Thema ist.

So wenig wie möglich sollte es Themen geben, die wie aus heiterem Himmel schnell entschieden werden müssen – und das vielleicht auch noch ohne rechte Handlungsalternativen. Deswegen bemüht sich der Kirchengemeinderat, proaktiv statt lediglich reaktiv zu arbeiten: Möglichst langfristig Entwicklungen erkennen, um ohne Druck zu sinnvollen Lösungen zu kommen, die hinreichend besprochen werden können. Wann geht ein Mitarbeitender in Ruhestand, welche Bauunterhaltung wird nötig werden, welche Mitarbeitenden werden gebraucht, wenn es in den Herbstferien eine Kinderbibelwoche geben soll? Die Arbeit mit Zielen dient diesem proaktiven Leiten. Grundsätzlich orientiert sich der Kirchengemeinderat an seinen Zielen, die sich aus dem Gemeindeprofil ergeben. Eine funktionierende Arbeit der Ausschüsse dient einem effektiven und zufriedenstellenden Ablauf einer Kirchengemeinderatssitzung.

• Halten Sie das Zeitbudget ein, ggf. vereinbaren Sie, als Gesprächsleitung eingreifen zu können, wenn die Sprechzeit überzogen oder die anberaumte Zeit für einen Tagesordnungspunkt überschritten ist.
• Führen Sie eine Rednerliste entsprechend der Reihenfolge der Wortmeldungen. Achten Sie bei den Wortbeiträgen darauf, dass sie sich auf das jeweilige Thema beziehen.
• Erkennen und vermeiden Sie Zeitfresser, also z. B. Gewohnheiten, die sich einschleichen und zur Verlängerung der Sitzungsdauer führen: die lange Rede, die alles schon Gesagte noch einmal aufführt, die Moderation, die das Gespräch nicht auf sein Ziel hinführt oder der Punkt „Verschiedenes“. In ihm sammeln sich die kleinen Anliegen, die plötzlich zu großen Diskussionen führen. Hilfreich ist die Verabredung, dass nichts mehr entschieden werden darf. Noch hilfreicher ist: Alle zu behandelnden Punkte werden inklusive ihres Zeitbudgets am Anfang der Sitzung bei der Verabschiedung der Tagesordnung benannt und eingereiht. Punkte, die nicht benannt werden, können am Ende auch nicht mehr „nachgeschoben“ werden.
• Das Ende der Sitzung ist verabredet und wird von Ihnen konsequent eingehalten.