Der Kirchengemeinderat als Arbeitgeber

Bei der Gestaltung von Arbeitsverhältnissen gilt das Arbeitsvertragsrecht der Nordkirche, außerdem sind die staatlichen Gesetze (z. B. Mutterschutzgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) zu beachten. Die Festlegung der Rahmenbedingungen für kirchliche Arbeitsverhältnisse (u.a. Arbeitszeit, Entgelt) erfolgt in der Nordkirche auf zweierlei Weise: Im Bereich der ehemaligen Nordelbischen Kirche, also in Hamburg und Schleswig-Holstein, wird der sogenannte Zweite Weg angewendet. Das bedeutet, dass zwischen Gewerkschaften (Verdi, Kirchengewerkschaft) und den kirchlichen Arbeitgebern, die im Verband kirchlicher und diakonischer Anstellungsträger in Norddeutschland (VKDA) organisiert sind, Tarifverträge ausgehandelt werden, die für alle Mitarbeitenden gelten. Hier gilt insbesondere der Kirchliche Arbeitnehmerinnentarifvertrag (KAT). In den Kirchenkreisen Mecklenburg und Pommern, also auf dem Gebiet des Bundeslandes Mecklenburg-Vorpommern, existiert eine arbeitsrechtliche Kommission, denen paritätisch Vertreter:innen der kirchlichen Mitarbeitenden und der kirchlichen Arbeitgeber angehören (Dritter Weg). Hier gilt insbesondere die Kirchliche Arbeitsvertragsordnung (KAVO-MP).

Es empfiehlt sich, die Mitarbeitervertretung, eventuell die bzw. den Gleichstellungsbeauftragte(n), sowie ggf. weitere Fachorgane (z. B. Friedhofsausschuss) an den Vorstellungsgesprächen direkt zu beteiligen. Die Vertrauensperson der schwerbehinderten Mitarbeitenden ist zu beteiligen, wenn die Bewerbung einer schwerbehinderten Person vorliegt. Um zu vermeiden, dass Männer bevorzugt Männer und Frauen bevorzugt Frauen auswählen, sollte das Auswahlgremium möglichst zu gleichen Teilen aus Frauen und Männern bestehen.

Vorstellungsgespräche sollten sorgfältig vorbereitet werden und in angenehmer Atmosphäre stattfinden. Der Raum sollte ausreichend groß und gut belüftet sein. Als Sitzordnung empfiehlt sich ein runder Tisch. Wenn möglich sollten Getränke, zumindest ein Glas Wasser, zur Verfügung stehen.

Maßgebende Auswahlkriterien sind in erster Linie Eignung, Befähigung und fachliche Leistung, bezogen auf die Anforderungen der zu besetzenden Stelle. Aus Gründen der Vergleichbarkeit liegt es nahe, ein strukturiertes Interview mit den Bewerbenden auf der Basis eines vorher festgelegten Fragenkatalogs zu führen.

Vor Beginn des Vorstellungsgesprächs trifft das Auswahlgremium Absprachen über den zeitlichen Rahmen, über die Bewertungskriterien sowie darüber, von wem und in welcher Reihenfolge welche Fragen gestellt werden. Es empfiehlt sich, die Aufgaben innerhalb des Gremiums zu verteilen. Bewährt hat sich auch die Benutzung einer Art Checkliste, in die anhand des strukturierten Ablaufs Beobachtungen und Notizen der Gesprächsteilnehmenden eingetragen werden können.

Im Vorstellungsgespräch dürfen nur solche Fragen gestellt werden, die das Arbeitsverhältnis betreffen und an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung der Kirchengemeinderat als Arbeitgeber objektiv ein berechtigtes Interesse hat. Nach gängiger Rechtsprechung gehören Fragen, die die private Sphäre  der Bewerber:innen betreffen, nicht dazu. Die Personalauswahl ist zu dokumentieren.

Mögliche Fragen richten sich vor allem auf den beruflichen Werdegang, die Schulausbildung, auf Zeugnis- und Prüfungsnoten. Aber auch die Frage nach einem laufenden strafrechtlichen Ermittlungsverfahren ist unter Umständen möglich. Die Frage nach einer Schwerbehinderung ist nur ausnahmsweise zulässig, wenn eine bestimmte körperliche Funktion, geistige Fähigkeit oder seelische Gesundheit eine wesentliche und entscheidende Anforderung des konkreten Arbeitsplatzes ist. Demnach dürfen Arbeitgeber danach fragen, ob Bewerberinnen und Bewerber an gesundheitlichen, seelischen oder ähnlichen Beeinträchtigungen leiden, durch die sie zur Verrichtung der beabsichtigten vertraglichen Tätigkeit ungeeignet sind.

Ist diese Voraussetzung nicht gegeben, so ist die Frage nach der Schwerbehinderung beziehungsweise der Schwerbehinderteneigenschaft als unzulässig anzusehen, weil sie eine unmittelbare Diskriminierung darstellt (Diskriminierungsverbot des § 164 Absatz 2 SGB IX).

Ist eine Auswahl getroffen worden, fasst der Kirchengemeinderat den Einstellungsbeschluss, das vorsitzende Mitglied holt die Zustimmung der Mitarbeitervertretung ein und beauftragt die Kirchenkreisverwaltung mit der Ausfertigung des Arbeitsvertrages.

Zur Personalführung gehört eine kontinuierliche Begleitung der Mitarbeitenden, die der dienstlichen und fachlichen Aufsicht Rechnung trägt, aber auch die allgemeine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers wahrnimmt. Diese beinhaltet Schutz-, Sorgfalts- und Informationspflichten.

Der Kirchengemeinderat trägt – auch in rechtlicher Hinsicht – Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden bei der Arbeit.
Arbeitgeber haben die Gefährdungen, die für die Mitarbeitenden mit ihrer Arbeit verbunden sind, zu ermitteln und zu beurteilen und dann zu bestimmen, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen sind. Unterstützt wird der Kirchengemeinderat darin von der Fachkraft für Arbeitssicherheit im Kirchenkreis.
Verantwortung trägt der Kirchengemeinderat auch für seine unbezahlten, also ehrenamtlich Mitarbeitenden. Auch für sie schafft er verlässliche Strukturen und ihnen gilt ebenso seine Fürsorge. Mehr Informationen finden Sie hier.

Der Kirchengemeinderat führt die Aufsicht über die Mitarbeitenden der Kirchengemeinde (Dienstaufsicht). Hierzu gehört u. a.: Genehmigung von Erholungsurlaub, Dienstreisen sowie Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen, Entgegennahme von Meldungen über Arbeitsunfähigkeit oder Arbeitsunfälle. Die Aufsicht umfasst auch das Recht, fachliche Weisungen zu erteilen. Hin und wieder findet man daher die Unterscheidung zwischen Dienst- und Fachaufsicht.

Der Kirchengemeinderat regelt, wer aus seinen Reihen die Personalverantwortung im täglichen Geschäft wahrnimmt. Dies ist in der Regel das vorsitzende Mitglied. Der Kirchengemeinderat kann aber auch andere Personen mit der Personalführung für Mitarbeitende beauftragen.

Pflegen Kirchengemeinderat und Mitarbeitende einen regelmäßigen Kontakt und eine klare, wertschätzende Kommunikation, so beugt dies erfahrungsgemäß Missverständnissen und Konflikten vor. Dazu gehören Personalgespräche, die regelmäßig oder anlassweise geführt werden. Im Geltungsbereich des KAT sind die Anstellungsträger (Arbeitgeber) laut Tarifvertrag gehalten, diese Gespräche zu führen. Weiterführende Hinweise zu Jahresgesprächen und Feedbackgesprächen.

Mit Beginn des Arbeitsverhältnisses wird eine Personalakte angelegt, in der alle personalbezogenen Unterlagen und Vertragsunterlagen, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Kopien amtlicher Urkunden verwahrt werden. Außerdem gehören Schriftstücke in die Personalakte, die den Verlauf des Arbeitsverhältnisses dokumentieren, wie z.B. Weiterbildungsnachweise, gegebenenfalls Ermahnungen und Abmahnungen. Die Personalakte wird bei der Personalabteilung der Kirchenkreisverwaltung geführt.

Für eine gelingende Zusammenarbeit zwischen der Kirchengemeinde als Arbeitgeber und den Mitarbeitenden ist es wesentlich, dass der Kirchengemeinderat oder die mit der Personalführung beauftragte Person die Arbeit der Mitarbeitenden deutlich wahrnimmt – im Positiven wie im Negativen – und ihnen darüber eine klare und verwertbare Rückmeldung gibt.

Mit der Abmahnung macht der Arbeitgeber von seinem Recht Gebrauch, Mitarbeitende zur ordnungsgemäßen Vertragserfüllung zu ermahnen. Die Abmahnung sollte schriftlich erfolgen. Es ist darin der tatsächliche Vorgang, der den Anlass für die Abmahnung bietet, so genau wie möglich zu beschreiben. Es ist zu erläutern, warum das Verhalten der bzw. des Mitarbeitenden Anlass zur Beanstandung gibt. Und er oder sie ist aufzufordern, es nicht zu wiederholen. Für den Fall der Wiederholung werden konkrete arbeitsrechtliche Konsequenzen (etwa die Kündigung) angekündigt. Ziel der Abmahnung ist es, die Möglichkeit zu eröffnen, das beanstandete Verhalten zu ändern.

Die Abmahnung (wie auch die schriftliche Ermahnung) wird in der Personalakte verwahrt. Bessert sich das Verhalten der bzw. des Mitarbeitenden, so kann das gerügte Verhalten nach einer gewissen Zeit nicht mehr zur Begründung einer Kündigung herangezogen werden.

Wenn es auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinausläuft, ist zu klären, ob ein besonderer Kündigungsschutz greift. Dies können z. B. die Schwerbehinderung, Schwangerschaft oder Elternzeit einer bzw. eines Mitarbeitenden, sowie die Mitgliedschaft in der Mitarbeitervertretung sein. Im Fall der Kündigung sind kirchliche und staatliche Vorgaben zu beachten. Hier berät die Personalabteilung der Kirchenkreisverwaltung.

Ein Arbeitsverhältnis kann auf verschiedene Weise enden:

Ein befristetes Arbeitsverhältnis endet durch Ablauf der vereinbarten Frist, ein unbefristetes mit Erreichen der Regelaltersrente oder durch Tod der beziehungsweise des Mitarbeitenden.

Ein Arbeitsverhältnis kann auch durch eine ordentliche Kündigung des Arbeitsvertrages enden. Dabei sind gesetzliche Fristen und Formvorschriften zu beachten. Eine außerordentliche Kündigung erfolgt in der Regel fristlos und ist nur aus wichtigem Grund zulässig. Auch hier sind gesetzliche Vorgaben zu beachten. Eine besondere Form ist die Änderungskündigung, die der Arbeitgeber ausspricht, um einseitig im Arbeitsvertrag festgelegte Bedingungen (Stellenumfang, Tätigkeiten, Arbeitsort) zu ändern. Nimmt die bzw. der Mitarbeitende die neuen Bedingungen nicht an, so endet das Arbeitsverhältnis.

Voraussetzung für eine Kündigung ist eine nachhaltige Störung des Arbeitsverhältnisses. Gründe für diese Störung können entweder in der Person der beziehungsweise des Mitarbeitenden liegen, z. B. eine langandauernde Erkrankung, oder im Verhalten der bzw. des Mitarbeitenden. Eine Kündigung kann aber auch aus betrieblichen Erfordernissen ausgesprochen werden.

Eine Kündigung sollte der Kirchengemeinderat in keinem Fall ohne Beratung durch die Personalabteilung der Kirchenkreisverwaltung erwägen oder gar aussprechen. Außerdem ist die Mitarbeitervertretung zu beteiligen.
Gegen eine Kündigung können Mitarbeitende eine Kündigungsschutzklage beim staatlichen Arbeitsgericht einreichen, wenn das gekündigte Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat.

Eine weitere Möglichkeit, ein Arbeitsverhältnis zu beenden, ist, ein einvernehmlich zwischen Mitarbeitender bzw. Mitarbeitendem und Arbeitgeber geschlossener Auflösungs- oder Aufhebungsvertrag.

Endet das Arbeitsverhältnis, so hat die bzw. der Mitarbeitende Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit, sowie über Führung und Leistung. Aus besonderen Gründen können Mitarbeitende auch während des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis verlangen (Zwischenzeugnis).

In allen Angelegenheiten, die die Aufgaben des Kirchengemeinderates als Arbeitgeber betreffen, steht dem Kirchengemeinderat die Kirchenkreisverwaltung und hier insbesondere die Personalabteilung zur Verfügung. Die Fachleute der Personalabteilung beraten in arbeitsrechtlichen Fragen und sorgen im Rahmen der Auftragsverwaltung für korrekte Abläufe (Ausfertigung von Arbeitsverträgen, Hinweise im Falle von Mitbestimmungsrechten der Mitarbeitervertretung, Führung der Personalakten).